Bạn đang làm ở đâu hay làm công việc gì đều không phải là vấn đề chính – điều mà tất cả chúng ta cần chú trọng đến là tính năng suất của công việc. Nhưng không phải lúc nào cả tá caffeine hay danh sách những điều cần làm sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu trong ngày hôm đó.
Để tìm ra bí mật cho một ngày làm việc hiệu quả hơn, hãy cùng xem những lời khuyên hữu ích đến từ chuyên gia Tony Wong, nghiên cứu về dự án quản lý và năng suất công việc.
1. Giảm to-do list xuống còn một nửa: Hoàn thành mọi việc trong suốt một ngày đi làm không có nghĩa là cố làm càng nhiều càng tốt trong 8 tiếng đồng hồ.
Bạn có thực sự cần liệt kê ra tận 30 việc cần làm trong một ngày? Thay vào đó hãy đặt ra ít mục tiêu hơn nhưng lại dễ hoàn thành hơn để có thể tập trung làm một cách hoàn hảo nhất có thể.
2. Nghỉ ngơi nhiều hơn: Sau nhiều giờ làm việc, hãy cho não bạn nghỉ ngơi chốc lát, bằng cách đi dạo, ăn trưa hay ăn nhẹ, hoặc đơn giản chỉ ngồi thiền một chỗ. Khi quay lại với công việc, bạn đã nạp năng lượng đầy đủ và sẵn sàng cho các nhiệm vụ dang dở
3. Tuân theo nguyên tắc 80/20: Chỉ cần bỏ ra 20% sức lực nhưng công việc phải đạt được 80%. Loại bỏ tất cả những điều vụn vặt không liên quan đến công việc của bạn trong suốt thời gian làm việc. Nói đơn giản hơn thì chia công việc của bạn ra các phần nhỏ theo từng bước và hệ thống rồi lần lượt loại bỏ các bước không cần thiết.
4. Dùng toàn bộ buổi sáng để tập trung vào bản thân bạn: Kiểm tra mail và lịch làm việc khi vừa mới dậy chính là vũ khí hủy hoại toàn bộ sự năng động cho ngày hôm đó của bạn. Bởi khi đó một ngày của bạn sẽ bị quyết định bởi người khác. Hãy bắt đầu một ngày mới bằng cách lơ đi đống email đó và ngồi xuống ăn sáng, xem tin tức, tập thể dục. Những yếu tố này sẽ giúp bạn nạp đủ năng lượng cho một ngày làm việc.
5. Cố gắng giải quyết các việc khó nhằn trước bữa trưa: Hoàn thành ngay các nhiệm vụ hóc búa khi đầu óc bạn vẫn còn tỉnh táo. Nếu bạn có công chuyện hay cuộc gặp gỡ nào hãy để dành cho buổi chiều. Sắp xếp lịch trình làm việc của bạn theo hướng này, bạn sẽ tự tạo ra cách quản lý thời gian hợp lý và năng động hơn.
6. Tạo ra một hệ thống cho bản thân: Có lẽ bạn đã tự tạo cho mình những thói quen hủy hoại đi sự năng động qua các năm. Hãy quản lý sự phân tâm của bản thân bằng cách tạo ra một hệ thống. Chẳng hạn, đối với những ai bắt buộc phải kiểm tra email, lập các khoảng thời gian trong các buổi sáng, trưa, chiều, tối để check hộp thư đến. Như vậy, bạn sẽ không bất chợt phải dừng việc đang làm dở lại để check mail rồi lại bắt đầu sao nhãng vào những việc không đâu.
7. Ngừng nhầm lẫn giữa năng suất và sự lười biếng: Trong khi không ai công nhận rằng lười biếng chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn tới việc mất năng suất. Thực tế, có rất nhiều cách được gọi là tiết kiệm thời gian – ví dụ như hội họp hay email, thực chất chỉ là một cách để thoát khỏi việc phải trực tiếp làm việc gì đó. Tập trung vào làm công việc của bạn một cách hiệu quả cũng như năng suất nhất có thể.
8. Đừng đa nhiệm: Đừng cố làm 10 việc cùng một lúc. Thay đổi công việc hơn 10 lần một ngày làm IQ của bạn trung bình giảm đi 10 điểm. Thay vào đó hãy tập trung làm tốt một việc trước đã.
Tích tiểu sẽ trở thành đại khi bạn biết cách làm việc. Cố gắng tuân theo những quy tắc này rồi bạn sẽ thành công.
