Quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn, cấp trên và đồng nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo được công việc trong toàn bộ doanh nghiệp.
Một trong những hoạt động tiêu tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp là họp. Thêm vào đó, nhiều người có mặt trong cuộc họp lại cảm thấy những cuộc họp này buồn tẻ, lãng phí thời gian và không đạt hiệu quả cao. Nếu điều này xảy ra trong doanh nghiệp của bạn thì bài viết về quy trình tổ chức cuộc họp dưới đây bạn không thể bỏ qua.
Chuẩn bị cho cuộc họp là một trong những bước cực kỳ quan trọng trong quy trình tổ chức cuộc họp. Có sự chuẩn bị tốt, bạn đã thành công một nửa.
Hãy đảm bảo rằng tất cả những người tham gia cuộc họp đã nắm được nội dung chính của cuộc họp trước thời gian tiến hành để họ có sự chuẩn bị. Bên cạnh đó, bạn cần xác định được điều bạn muốn có được sau cuộc họp một cách dễ dàng.
Địa điểm và thời gian họp cần được chuẩn bị thông báo sớm đến người tham dự. Hãy có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể. Cuộc họp cần được bắt đầu và kết thúc đúng với dự tính, tránh để mất thời gian của nhiều người. Nếu cuộc họp có nhiều phần, hãy lên chương trình với các phần cụ thể để người tham dự nắm được. Bên cạnh đó, địa điểm cũng cần chuẩn bị trước để phù hợp với số lượng người tham gia.
Các thành phần tham dự cuộc họp cần nắm rõ các thông tin về cuộc họp. Họ có thể chuẩn bị các tài liệu và các vấn đề cần thảo luận trước. Bạn cũng sẽ cần chuẩn bị các tài liệu cho cuộc họp nếu cần thiết.
Sau khi có sự chuẩn bị kỹ càng, các nội dung của cuộc họp là phần quan trọng nhất trong quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp.
Mở đầu cuộc họp, người điều hành có thể nêu lên kết quả mong đợi sau cuộc họp để tất cả mọi người có thể định hình được công việc. Bạn cũng có thể nêu lại các phần của cuộc họp. Trong khi bắt đầu cuộc họp, người điều hành hãy cố gắng hướng mọi người vào vấn đề chính và đặc biệt, không gây áp lực ngay từ những phút đầu tiên.
Người điều khiển cuộc họp cần phải luôn ghi nhớ được vấn đề chính cần thảo luận. Bởi trong quá trình họp, rất nhiều vấn đề nhỏ nảy sinh, việc đi chệch khỏi vấn đề chính cần giải quyết sẽ chỉ tiêu tốn thời gian mà không mang lại kết quả tích cực nào.
Người điều hành cuộc họp cũng cần khuyến khích người tham dự đóng góp ý kiến một cách sôi nổi, tích cực, tận dụng sự góp ý lẫn nhau, tránh các trường hợp gây gổ. Thêm vào đó, những phút giải lao hoặc những câu chuyện là cách hữu hiệu để giảm sự căng thẳng trong các cuộc họp.
Đây cũng là một nhiệm vụ khá quan trọng trong quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng tiến trình cuộc họp, các thông tin, các ý kiến đóng góp đều được ghi lại một cách cụ thể, đầy đủ nhất.
Bên cạnh đó, các điều kết luận đều cần có sự đồng tình của đa số những người tham dự. Các ý kiến đóng góp tích cực cũng cần được tuyên dương.
Nên kết thúc cuộc họp bằng kết luận những vấn đề chính và đánh giá cuộc họp một cách sơ bộ. Người điều hành cũng nên có sự cảm ơn các thành viên trực tiếp tham dự cuộc họp.
Sau cuộc họp, doanh nghiệp cần có sự đánh giá chính xác về hiệu quả và mục đích đạt được so với các mục đích ban đầu đã đặt ra. Các vấn đề cần có sự thay đổi ở các cuộc họp sau. Doanh nghiệp cũng cần tổng hợp lại các kết luận cuối cùng từ cuộc họp để áp dụng triển khai, hoặc gửi cho người tham dự họp.
Các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình cũng cần được tổng kết để có thể thay đổi trong lần họp tới. Các hoạt động cần kiểm soát chặt chẽ để có thể dễ dàng giám sát sự thay đổi.
